【企業向け】応募者とのやりとりに必要なメールテンプレート

【企業向け】応募者とのやりとりに必要なメールテンプレート

応募者とやり取りする時に備え、メールテンプレートを用意しましょう。
テンプレートがあると、候補者とのやりとりにかかる時間を短縮しつつ
連絡の抜け漏れを防ぐことができます。
また、パターン別に用意することで、チーム内で共有して属人化を防ぐことも可能になります。
この記事では、応募者へメール連絡・返信する時の企業側のメールテンプレートを紹介します。

書類選考の合否を伝える

まずは、書類選考の結果を伝えるメールです。
利用頻度が高いため、合否それぞれのパターンを準備しておくのが良いでしょう。

書類選考合格の場合

書類通過が合格した場合のテンプレート例です。
ポイントは、面接では誰がどのような話をするのかを伝えることです。
伝えることにより、当日どんな内容を話すことになるのか、どんな質問ができるのか、
応募者が心の準備をできるようになります。
また、日程調整は必ず企業側から日時を提示し、応募者に選んでもらう形式にしましょう。

書類選考合格のテンプレート

お世話になっております。株式会社●● 採用担当の●●と申します。

この度は●●ポジションにご応募いただき、ありがとうございました。
応募書類を拝見し、ぜひ●●様には次のステップに進んでいただきたく、
書類選考通過のご連絡をさせていただきました。

早速ではございますが、以下よりご来社いただける日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合、候補日を2~3いただけますと幸いです。

・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●
・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●
・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●

当日は、●●職マネージャーの者とお会いいただき、
より詳しい業務内容や会社についてお話する予定です。
また、●●様の現状の業務内容やこれまでのご経験も、お伺いできればと思っております。

それではご連絡お待ちしております。よろしくお願いいたします。

株式会社●● 採用担当●●

書類選考不合格のテンプレート

見送りになる場合のテンプレート例です。
せっかく応募してくれた方が不快にならないよう、丁寧な言い回しが重要です。

書類選考不合格のテンプレート

お世話になっております。株式会社●● 採用担当です。

この度は●●ポジションにご応募いただき、ありがとうございました。
応募書類を拝見させていただいた結果、
誠に残念ながらお見送りとさせていただくこととなりました。

せっかくご興味をお持ちいただきましたのに、大変申し訳ございません。
また、恐れ入りますが、選考結果に関するご質問にはお答えすることができません。
ご了承くださいませ。

今後のご活躍をお祈り申し上げます。
この度は弊社にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございました。

株式会社●● 採用担当

面接日程確定を伝える

応募者から面接希望日程がきたら、調整後確定のメールを返信します。
日程と併せて、オフィスへの行き方や緊急連絡先を伝えるとより丁寧です。
忙しい応募者が調べる手間を省けるよう、企業側から提示しましょう。

リマインドメールのテンプレート

お世話になっております。株式会社●● 採用担当の●●です。

日程のご返信、ありがとうございました。
以下で調整させていただきましたので、ご確認ください。

・日時
●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●

・お持ちいただくもの
職務経歴書、履歴書

・オフィスへの行き方
●●駅より徒歩●●分(アクセスのURL)

・オフィスに着いたら
入り口の受付電話より、「面接の方はこちら」を選択いただき、
●●職マネージャー ●●をお呼び出しください。

・緊急連絡先
採用チーム ●●●-●●●●-●●●●

当日、体調不良などで急きょお越しになれなくなった場合にご一報ください。
メールでも構いません。

以上でございます。

お手数ですが、ご確認いただけましたらこちらのメールにご返信いただけますでしょうか。
ご返信をもって、確定とさせていただきます。

よろしくお願いいたします。

株式会社●● 採用担当●●

面接の合否を伝える

面接の合否を伝えるメールもテンプレート化が可能です。

面接合格の場合

評価したポイントを伝えると、「自分のことを見てくれている」と感じさせることができ、
自社への入社意欲、志望度を上げるのに効果的です。
合格の場合は、次の選考はどの段階なのか、会う予定の面接者のことなど伝えると応募者も準備しやすくなります。
できるだけ応募者の名前を記載すると、親しみやすさが増して効果的です。

面接合格のテンプレート

お世話になっております。株式会社●● 採用担当の●●と申します。

先日はご来社いただき、誠にありがとうございました。
●●様のご経歴を直接お伺いし、ぜひ次のステップにお進みいただきたくご連絡いたしました。

担当した●●も、●●様の●●のご経験やお人柄に非常に魅力を感じたと申しておりました。

早速ではございますが、以下より再度ご来社いただける日程をお選びいただけますでしょうか。
ご都合が合わない場合、候補日をいただけますと幸いです。

・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●
・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●
・●月●日 (●) ●●:●●〜●●:●●

次回が、最終面接となります。 弊社役員とお会いいただく予定でございます。
その際、他社選考状況もお伺いしたく思っております。

それではご連絡お待ちしております。よろしくお願いいたします。

株式会社●● 採用担当●●

面接不合格の場合

不合格理由は伝えないことが基本です。
聞かれたとしても、「活躍いただけるポジションや環境を用意できないと判断した」、
などの言い回しに留めましょう。
応募者が不快にならないよう、丁寧な言い回しが必要です。

面接不合格のテンプレート

お世話になっております。株式会社●● 採用担当です。

先日はお忙しい中ご来社いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、誠に残念ながらお見送りとさせていただくこととなりました。
今回のポジションですと、●●様に存分にご活躍いただける環境を
ご準備できないという判断となりました。

せっかくご興味をお持ちいただきましたのに、大変申し訳ございません。
また、恐れ入りますが、選考結果に関するご質問にはお答えすることができません。
ご了承くださいませ。

今後のご活躍をお祈り申し上げます。
この度は弊社にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございました。

株式会社●● 採用担当

まとめ

応募時や面接時の返信テンプレートを紹介しました。
丁寧なテンプレートを用意しておくことで、採用活動の効率を上げつつ、
応募者と良いコミュニケーションが取れるようになります。ぜひ参考にしてみてください。

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