応募から面接案内までのフローと連絡事項

応募から面接案内までのフローと連絡事項

募集ポジションへの応募がきたら、類選考や面接のステップへ進めることになります。
現在の売り手市場の影響により、採用活動ではスピーディーな対応が求められます。
連絡が遅くなると、他社に意思決定されてしまったり、辞退されてしまうケースが多々あるのです。

では、どのような対策をとれば良いのでしょうか。
この記事では、応募がきてから面接案内までのフローと、応募者に連絡すべき項目を紹介します。

書類選考

1次選考として、書類選考を行うのが一般的です。
応募者の履歴書・職務経歴書を確認し、募集ポジションの選考条件とマッチするかを判断するステップです。
この章では、書類選考のフローと注意すべきポイントを紹介します。

書類選考の担当者に判断してもらう

人事が書類選考を行うのか、または現場が行うのか、
など担当窓口を決めておきましょう。
応募がきたら、担当者に書類を渡し、最優先に判断してもらいます。
理想としては1営業日以内、遅くとも3営業日以内には結論が出ているのが良いです。
スピーディーな採用活動を行うためには、応募者にはできるだけ早く結果連絡をする必要があります。
担当者からなかなか結論が上がってこない場合は、担当を変えるなど対策が必要になります。

注意点①最低限の条件だけで判断する

書類選考時に注意すべきポイントがあります。
それは、書類選考の時点で満点を求めないことです。
書類のみで、応募者の全てを判断することはできません。

募集ポジションの最低限をクリアしているかのみで判断するが良いでしょう。
必須条件をひとつでもクリアしていればOKとする、など社内ルールを決めておくと、
人によって判断のブレがなくなります。

必須条件が上がれば上がるほど通過率が下がってしまい、
採用難易度が上がってしまうため、注意が必要です。

注意点②書類で判断がつかない場合

近年、履歴書や職務経歴書がなくても応募できる転職サイトが増えてきています。
それらのサービス経由で応募があると、書類の内容が薄くて合否判断が難しいケースも多々あります。

その場合は、面接の前に「電話面談」を設けるのが効果的です。
10分〜15分ほど時間を調整してもらい、知りたい情報を応募者に直接確認するものです。
その結果で、面接に進めるか否かを判断します。

最近では運用している企業やエージェントも多いため、応募者にとってもあまり違和感がない手法になっています。

書類選考の結果を連絡する

合否判断が出たら、応募者に結果の報告をします。
不合格の場合であっても、必ず企業側から連絡をしましょう。

書類選考合格の場合

合格の場合、1営業日以内に応募者に連絡し、面接日程を調整します。
採用活動は、他社と人材の奪い合いと言っても過言ではないため、即連絡が必須です。

面接日程の調整は、電話で行うとスピーディーに決定することができます。
電話に出なかった場合は、メールに日程の候補日を記載しましょう。
「企業側から面接候補日程を記載する」のは、日程調整のポイントです。
応募者に日程提示をお願いすると、なかなか返信がこないケースが頻発します。

応募者はスマホでメール返信をすることが多く、細かい日程を書き込むのは難しいようです。
出来るだけ応募者の負荷を減らすように配慮しましょう。

書類選考不合格の場合

今回は残念ながら見送りになった旨を伝えます。
不合格の場合、電話ではなくメールで伝えるのが一般的です。
企業側が不合格理由を開示する義務はありません。
不合格理由を聞かれても、「回答できない」と伝えるのみでOKです。

一方で、選考に不合格であっても、今後自社のサービス、製品を利用するかもしれないお客様であることは忘れてはいけません。
企業のファンでいてもらうため、丁寧な言い回しであることは必須です。

面接日程が決まったら

求職者から面接日程の希望日が返ってきたら、面接官との日程調整を行います。
日程が確定したら、その旨を応募者に伝えましょう。

応募者への連絡事項

日程確定の際は、文面で残すことが重要のため、メール連絡が一般的です。
この章では、応募者に送るメールで書いておくと良い連絡事項を紹介します。

面接日程を伝える

まずは、面接予定日を伝えます。メール末尾に、
「確認のため、日程に問題ない旨ご返信ください。ご返信をもって、確定とさせていただきます」
など加えると確実です。ドタキャンを防げる確率が上がります。

オフィスまでの行き方

面接当日、足を運んでもらうことになる場所へのアクセス方法を記載します。
「調べればわかるだろう」ではなく、きちんと記載し、応募者が移動時間を把握しやすくしましょう。
アクセスURL添付でも、直接打ち込むのでもどちらでもOKです。

持ち物

当日の持ち物がある場合は記載します。
履歴書や職務経歴書、筆記試験用の筆記用具などが多いでしょう。

緊急連絡先

急きょ面接に来られなくなった場合や、オフィスまでの道に迷った時の連絡先を
記載します。人事課の連絡先、または担当面接官の携帯番号などを
記載するケースが多いです。

企業の連絡先は、社外の人からすると意外とわかりにくいものです。
連絡先がわからず、そのままドタキャンしてしまう応募者も多いので、
緊急連絡先を記載しておくことで、ドタキャンの確率を下げることができます。

前日にはリマインドメール

日程確定連絡の際に確認メールの返信が来ていても、
念のため前日にリマインドメールを送信しましょう。
記載内容は特に変更なく、前述で紹介した項目を再掲する形で構いません。
応募者がうっかり日付を間違えていた、面接に行こうか迷っていた、
などの際に確認するきっかけを作ることができます。

まとめ

応募が来てから面接日程が決まるまでのフローと、連絡事項を紹介しました。
企業側は、応募者への連絡はこまめで丁寧な連絡を心がけ、
応募者の不安がないように配慮しましょう。ぜひ参考にしてみてください。

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