データ管理しっかりしてますか?採用におけるデータ管理方法をご紹介!

データ管理しっかりしてますか?採用におけるデータ管理方法をご紹介!

採用活動において色々なデータが出てくるものです。自社に応募してきた人数、採用活動にかかってきたコスト、採用してきた人の特徴、などがあります。それらのデータ管理をしっかりしていたら今後の採用活動においてきっと役立つことでしょう。ここでは採用データの管理方法をご紹介します。

採用データを残しておく意味とは

採用データを残しておくといったいどんなことがあるのでしょうか。ここでは採用データを残しておくとどのような利点があるかを記載していきます。

自社の今の採用に向けての課題の分析ができる

企業のデータにおける数字はすべてを語ってくれると言っても過言ではありません。例えば、自社への応募数が去年は目標値に達したにも関わらず、本年度は半分の数字の応募数だったとします。

その際には必ず原因があり、今後の課題となります。採用にかけた費用での問題なのか、人数の問題なのか、数字を見ることで課題の分析をすることが可能です。

業務に役立つ新しい情報を手に入れることができる

実際に時代の変化とともに人の考え方は大きく変わってきますが、体感的には分かりづらい部分があります。その際数字を見ることで新たな傾向を知ることができたりして、時代の変化などによる変わった部分がどこなのか、などの新しい情報を得ることができます。

データを活用して振り返りや改善点が見つかる

データを残しておけば、自社のどこを改善すべきかなどが明確化します。どの部分が弱かったか、どの部分に時間をかけるべきか、新しく利用した採用形態がどうなのかなどの振り返りが出来て、今後の改善点が見つかりやすくなります。

採用データの管理方法

採用データの管理をしていくにあたっても、何を残したらいいのかが分からないという人もいるでしょう。ここでは採用データの管理方法を、「採用における残しておくべきデータ」を説明しながらご紹介します。

データを項目ごとに分ける

項目に分けることでどのようなデータが割り出せるかの詳細が分かります。内容としては「応募経路」「応募割合」「採用プロセス」「採用にかかった費用」「時間」などがあります。

項目別に分けた後にさらに具体化する

それぞれの項目をさらに具体化していきます。例えば、「採用にかかった費用」を具体化すると広告費用にかかった費用、採用をした人材1人当たりの費用、合同説明会などで使った費用などがあります。

これらは各項目ごとに大きく分かれるので、自分たちが調べたいデータを求めると良いでしょう。自社に何が足りないのか、どこを補うべきかなどを考えて本当に必要なデータのみを取っていきましょう。

それぞれの項目ごとに正確な数字を入力して保存

特に決まりはありませんが、データを保存する方法として数字をExcelなどに保存しましょう。今後のデータ活用における会社の資産となるので大事に残しておく必要があります。短期的に見るのではなく長期的目線でデータを残す、という考えで保存しておきましょう。

毎年繰り返し、統計グラフを取る

項目によっては統計データを出して、毎年の傾向がどうなっているかの把握をしなくてはいけません。毎年入力をして今の採用における悪い部分は何処にあるのかを調べなくてはいけません。数字はすべてを語ってくれるので、採用でつまづく部分があればデータを分析する必要があります。

データ管理した後の有効活用方法とは

せっかく集めた採用データも活用しなくては意味がありません。ではいったいどのように活用していけばいいのでしょうか。ここでは分析したデータをどのように活用していくかの方法を説明していきます。

データの活用目的の明確化

何に使用するかを明確にしておかないとせっかく取った採用データも無駄になってしまいます。問題点を洗い出すためなのか、コスト削減をするためなのか、求めてる人材とは違う人が入ってきてないか、など様々です。問題が起きないようにするのもそうですが、問題解決にも使われるのが今まで集めたデータです。そのデータを何に使うかを明確にしましょう。

PDCAサイクルを使う

PDCAサイクルを使って分析したデータを活用する方法があります。PDCAサイクルの意味とは計画(Plan)⇒実行(Do)評価( Check)⇒ 改善(Act)の 4段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善することを意味します。

例えば、「自社の採用人数を今年10人にしたい」という目標を設定した場合「10人採用する」という計画(Plan)が出来上がります。実行(Do)では新卒・中途の採用活動のことを表し、評価(Check)は実行の内容を評価していくことを表します。採用に対する求人媒体は足りているか、採用にかける人数は合っているかのチェックをしていきます。

改善(Act)では実際に行った活動内容の見直しをしていきます。実際に計画通りに10人採用できたか、今まで採用にかけてきた費用は変わってきてないかなどの検証を行っていきます。どこかに問題が発生した場合何が悪かったなどの改善点を探すことができ、また次の年に採用人数を決めて同じようにPDCAサイクルを回して採用活動における改善を繰り返し行っていくのです。

まとめ

採用で取れるデータは多くの種類があり管理が大変な部分もありますが、必ずそれらのデータは企業にとって財産となっていきます。更にはただデータを取るだけでなく課題を洗い出し、自社のどの部分で活用することができるかの目的を明確にしておくことで活用することが可能です。

数字は新たな気づきや発見をすることができます。戦略的採用を行っていくのでしたら、この採用データ管理はしっかりしていきましょう。

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