スケジュール管理が一番の要。テンプレートを用いた採用計画方法をご紹介!

スケジュール管理が一番の要。テンプレートを用いた採用計画方法をご紹介!

採用活動をしていくにあたってスケジュール管理はしっかりとしなくてはいけません。しかしながら新卒採用と中途採用とではスケジュールが全く違います。また採用活動の進捗状況や現状把握、改善案をだしていくためにも採用スケジュール管理はとても重要なものになってきます。

ここでは今後採用に力を入れていこうとしている中小企業・ベンチャー企業様向けに、テンプレートを用いた具体的な計画方法をご紹介していきます。

スケジュールに合わせた採用計画方法<新卒採用>

新卒採用の採用スケジュール

新卒採用の場合、企業側が準備しなくてはいけないことが期間ごとに多く存在します。一般的に「本年の3月に採用の広報解禁、6月に選考開始」と言われています。採用準備は前年の夏ごろから採用の準備をしていきましょう。以下には時期ごとに準備すべき項目をまとめました。

前年の6月~8月

採用計画の立案をしていく必要があります。内容としては人員計画、求める人物像の選定、採用市場・動向の分析、自社のアピールポイントの決定などがあります。

ちなみにこれらを行うに際して大事なポイントがあり、内定が出る日までを逆算して計画を立てていくが重要です。計画を立てておかないと、いざ採用活動を行っている最中にどれだけ進んでいかなければならないかの進捗状況の把握ができなくなってしまうからです。

前年の11月~12月

前年の11月~12月には求人情報・広告の準備をしていく必要があります。準備の際には求人広告の原稿、求人票、採用専門の自社サイト、会社案内パンフレットなどを準備しておくとよいでしょう。

ここで注意しなくてはいけないのが採用サイト立ち上げや会社パンフレット作成に時間がかかってしまうので、早めの準備をしておく必要があります。

本年の3月~5月

この時期にエントリーが集中してくるので会社説明会の準備をしていく必要があります。説明会に必要な準備として説明会の資料作成、説明会会場の確保、学生へのリマインドメール作成などがあります。

さらに言うと説明会においてのリマインドメールは大変重要で送ることで説明会参加辞退率を下げることに繋がります。必ずこれは実行するようにしましょう。

本年の4月~6月

この時期になると選考に向けての活動が主になるので、選考会の準備と応募書類や書類選考の際に必要な書類の準備が必要になってきます。会社によっては選考の際に他部署の人に協力を求めることもあるのでスケジュール管理も必要になってきます。

本年の6月~入社まで

内定が出た後も安心せず内定者フォローをしなくてはいけません。フォロー内容として、リマインドメールの送付・懇親会の開催・入社前研修の周知などが必要です。期間が空いてしまうと意志が変わってしまう恐れがあるので必ず行うようにしましょう。

スケジュールに合わせた採用計画方法<中途採用>

中途採用は時期によって活発な時期と閑散期があります。ここでは中途採用に合わせた計画方法と計画に際しての注意点について説明していきます。

中途採用の時期

新卒と違って中途採用は社員が入ってくる時期が読めないません。それぞれの活発な時期と閑散期に合わせた採用計画があるのでそれぞれ説明していきます。

活発的な時期

採用市場が活発な時期は1,2,6,9,10月と言われています。
この時期に採用戦略を行った場合多くの人材を採用することが可能となっています。しかし他社も同じ考えなので、求人広告に自社の情報を載せても求職者に自社の情報が届かないという事態が起こってしまいます。

採用人数を重要視する場合はこれらの時期が一番見込み人数が多いと言えます。

閑散期

上記で説明した他の月が閑散期と言われています。これらの時期は採用活動を行っている企業も少ないので自社が求める理想の人物像をしっかり探すことが出来ます。ただし、そのぶん求職者が少ないので採用の準備や選考自体をしっかりしたものにしないと会社が求めてる人物像すら選考に進んでくれないという事になりかねません。

採用人数より優秀な人材を求めたい場合は閑散期に採用活動を行うのも1つの手段といえます。

中途採用の採用スケジュール

では実際にゴールを明確にして採用スケジュールを立てていきましょう。企業の事業展開に合わせて何をいつまでに準備するかの採用計画を説明していきます。

ゴールまでの計画

中途採用人数や必要なスキルや人物像などを明確化していくことが大切です。このゴールを設定していないと採用活動中に振り返りを行う際に人数があと何人必要なのか、残りの必要なスキルは何なのか、などを見直すことができなくなってしまう恐れがあります。しっかりとゴールを設定しておきましょう。

活動準備

中途採用をしていくことが決定したら、目標の入社日の2~3か月前に活動をしていく必要があります。あまりに遅いと目標入社日に間に合わなくなり、結果採用に至らないというケースも十分考えられます。

早めの行動をすることで自社に迷惑をかけず採用活動を行うことができます。

面接までの準備

中途採用は早め早め対応をしないと優秀な人材が他社に取られてしまいます。面接が決定したらすぐにでも日程の調整に移りましょう。この準備をする・しないで今後自社に多大な影響を与えてしまいます。

内定・入社

新卒と同じで内定を出したからと言って安心はできません。内定後の面談日や入社日の調整などをしていったり、フォローメールを送ったりと採用後のサポートもしっかりする必要があります。

採用スケジュール管理に使えるテンプレート

スケジュール管理表を作る際に使えるテンプレートの内容を紹介していきます。今回は悩みがちな最初の計画方法についてです。具体的にいつに何をしていくかを決める前にどんな人物を何人採用するかなどを明確化してから、それに合わせたスケジュール管理をする必要があります。

ここでは何を明確にすべきなのかを説明していきます。

人員計画

採用に至って今会社に必要な人数を明確にします。人数を把握した後に、その採用に至るまでどれだけの期間がかかるかを明確にする必要があります。人員計画では実際にかかる人員、費用、期間、時間などを明確にしましょう。

採用市場の調査

市場を調査して今の動向を調査する必要があります。時代の変化によって市場も変わってきているので、ここでは採用手法の調査、他の同業種の企業が利用している求人媒体の調査、採用における広告費などを明確にしましょう。

会社に求める人物像の明確化

人物像を出来る限りはっきりしたものにしましょう。これをはっきりさせると、どの募集媒体にどれだけの期間をかけて人員を入れれるかが見えてきます。

これをより具体的に設定することで自社が今どんな人材を求めているかの再確認をすることが可能となります。最初の計画段階でしっかり設定をしておくことが重要です。

まとめ

採用においてスケジュール管理は大変重要な項目になってきます。スケジュールといってもしなくてはいけないことは企業によっては多種多様なので、早めのスケジュール管理をしていくことが優柔な人材採用に繋がります。

今後の事業展開に合わせたスケジュール調整をしていくことが企業の未来を担っています。

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