失敗しない採用プランニングの立て方とコツ

失敗しない採用プランニングの立て方とコツ

人材を採用する前に、採用計画を立てておくことはとても大切です。採用活動は経費もかかるため、経理部門から採用計画を求められることもあるのではないでしょうか?人事担当者としても、今後どのような流れで、どのような人材を採用するのかをきちんと把握しておくことは重要です。

今回は採用計画で失敗しないための手順と、採用計画立案時の注意点をご紹介します。現実的な採用計画を作成し、効率的に人材採用をおこなっていきましょう。

採用計画とは、人材採用に関する計画のこと

「採用計画」とは、どのような人材をいつ確保するかなど、採用についての計画のことです。

人材が必要になってから慌てて動き出すのではなく、あらかじめ退職を見込んで活動を始めたり、事業計画に基づいて人員補充を進めるために必要となります。

ただ闇雲に採用活動をおこなうと、よい人材に巡りあえなかったり、想定と違うタイミングでの欠員によりきちんと選定しないまま採用することになってしまったり…このような事態を避けるためにも、きちんと採用計画を立てておくことが大切です。

採用計画の基本的な立て方

採用計画の基本的な立て方は3ステップに分けられます。

  • 社内の採用ニーズを把握し、採用の目的を明確にする
  • 欲しい人材=採用ターゲットを明確にする
  • 採用スケジュールと選考方法を決定する

それぞれ詳しく解説していきます。

社内の採用ニーズを把握し、採用の目的を明確にする

はじめに、次の2点に注目しましょう。

  • 社内の採用ニーズを把握する
  • 採用の目的を明確にする

目的によって採用するべき人材は当然変わってきます。

社内の採用ニーズを把握する

まず、社内で「人材が必要になる」という予兆や意見がないかを確認します。

  • 退職や休職による欠員補充
  • 繁忙期に対応するための増員
  • 新規事業立上げのための増員

これらの要望がないかを確認し、もしあれば採用計画にプラスして対応しましょう。

中堅やベテラン社員の退職で経験者や即戦力が必要な場合は中途採用で確保します。一方、繁忙期へ対応するための人材は正社員以外を雇用してもいいかもしれません。人員補充が必要な部署と連携を取り、雇用形態などの条件を決めていくとよいでしょう。

採用の目的を明確にする

次に、自社の事業計画や今後の退職者予想から、どのような人材を採用するのか明確にしていきましょう。

  • 即戦力としてサポートできる人材がほしいのか
  • 将来のために若手を育成したいのか

必要な人材について詳しく考えることで、後述する採用ターゲットが絞れます。その結果、効率的に採用活動をおこなうことが可能となるのです。

欲しい人材=採用ターゲットを明確にする

今後人材が必要になる部署や配置が明確になったら、次に採用ターゲットを絞ります。

「採用ターゲット」とは簡単に言えば欲しい人材、理想的な人材のことです。必要な資格や年齢、性格など、理想とする人材の特徴を整理し、決めていきます。採用ターゲットがうまく考えられない場合は、すでに配属部署で活躍している人材をベースに考えるとよいでしょう。

採用スケジュールと選考方法を決定する

ここまでのステップが完了したら、具体的な採用の流れについて決めていきます。

  • 採用スケジュールを作成する
  • どの求人媒体を利用するかを決める
  • 選考方法を決める

各セクションを説明いたします。

採用スケジュールを作成する

はじめに採用スケジュールをおおまかに作成しましょう。

あらかじめ採用スケジュールが決まっていることで、例えばよい人材が複数見つかったときに、近いうちに人材が必要なところがあればその部署での採用を進める、といった臨機応変な対応ができるようになります。

また、採用活動には経費がかかります。スケジュールが決まっていれば資金繰りの見通しが立てやすくなり、経理も安心して承認することができるでしょう。

どの求人媒体を利用するかを決める

次に、どのような求人媒体を利用して採用するのかを決めます。

  • 公共機関や学校での求人票の掲示
  • 求人サイトへの掲載
  • 紙媒体への掲載
  • 合同説明会への参加

どの媒体を利用すれば求める採用ターゲットが集まるのか、よく検討しましょう。

選考方法を決める

最後に、具体的な選考方法を決めていきます。どこを重点的に見れば、求める人材を見つけることができるのかを考えましょう。例えば

  • 面接での受け答え
  • 筆記試験の解答率の高さ
  • 応募書類の丁寧さ

など、選考時に注目するポイントを洗い出します。

なお、面接でのチェック項目が多くなってしまった場合は、統一したフォーマットを作成し、面接官が簡単にチェックできるよう準備しておくと安心です。

採用計画を立てる上での注意点

採用計画を立案する際には、注意すべきことがあります。

  • 本当に採用が必要かどうかを見極める
  • 採用条件等が適正かどうか確認する
  • 正社員以外の採用を検討する

以下見ていきましょう。

本当に採用が必要かどうか見極める

毎年同じ時期に同じ部署での採用をおこなっている場合や、「通例だから」という理由で採用活動をおこなっている場合は、本当に必要な採用なのかを一度検討してみましょう。

採用条件等が適正かどうかを確認する

採用計画を立てる際に必ず確認すべきなのが、競合他社の採用状況です。自社の提示している採用条件は相場と比べてどうなのかを確認しましょう。

相場から大きく下回っている場合、そのせいで応募者が逃げている可能性があります。相場から見て適正な条件を提示することが大切です。

正社員以外の採用を検討する

一番やってしまいがちなのが、すべての人材を正社員で採用することです。もちろん正社員としての採用は、人材育成の観点からとても重要です。しかし、例えば繁忙期の人材補充など、必ずしも正社員でなくてもよい場合も少なからず存在します。

  • パートタイマー
  • 契約社員
  • 派遣社員

様々な雇用形態があり、それぞれにメリットがあります。また、どの雇用形態でも優秀な人材は存在します。

本当に正社員での採用が必須なのか、きちんと考えましょう。

まとめ

欠員が出てから採用活動を始めるのではなく、あらかじめ欠員を見越したうえで、採用活動を進めていくことが大切です。そのために大事なのが採用計画。あせらずにしっかりと検討し、よりよい人材の確保を目指しましょう。

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