面接辞退を防ぐためには?人事ができる対処法を紹介

面接辞退を防ぐためには?人事ができる対処法を紹介

近年、面接辞退やドタキャンが増えたという企業が増加しています。
せっかく獲得した応募者から辞退されてしまうのは、もったいないですよね。
上手く対策を立てていれば、仮に応募者から面接辞退を申し出されても引き止めることができたり、
突然のキャンセルを防ぐことができます。
この記事では、面接辞退を防ぐ方法と、他の企業が実施している対策を紹介します。


面接辞退やドタキャンをする理由とは?

応募者が辞退やドタキャンをするのにはいくつか理由があります。
その理由の中には、企業側で改善する必要があるものも含まれます。
この章ではよくある辞退やドタキャンの理由を紹介します。

企業からの返信が遅い

書類選考や面接の結果を連絡するまでの時間が1週間以上かかっている、
応募者から質問メールが来ても、2日以上返信していない、などはありませんか?
そのような場合、応募者から辞退される確率が高くなります。

転職活動を行っている応募者にとって、企業からの返信や合否結果を待ち続ける時間はありません。
話が早く進んでいる企業から順に、どんどん選考を進めていきます。
今は売り手市場のため、いかにスピーディーにレスポンスするかが求められます。

また、返信がないことで企業側から放置されている印象を持ってしまい、
志望度も下がっていきます。
対策としては、1営業日以内の返信、遅くとも2〜3営業日での返信を必須とすることでしょう。
早期の返信をするだけで、辞退を防ぐことができるようになります。

面接の質が低い

高圧的な面接や、1回の面接に多くの面接官が出席するような場合は、辞退されるケースが多いです。
また、応募者に一方的な質問を行い、応募者からの質問は数分のみという構成だと、
応募者に「この会社で働きたい」と思われるのは難しいでしょう。

特に、スカウトサービス経由からの応募者の場合、
志望動機を明確に持っていない応募者も多くいます。
そのような応募者は、「まずは会社のことを詳しく知りたい」という意思で応募しています。
このような場合は選考前にあらかじめ「面談」を実施するといいでしょう。

また面接においては、スキル面が採用要件を満たしているか、
志向性が現場のスタッフと相性が良さそうかという「見極め」と、
自社の制度やキャリアプランなど、候補者に企業の魅力を知ってもらい
入社意欲を高める「意向上げ」を効果的にできる面接官のアサインが必要です。

企業によっては、この「見極め」と「意向上げ」の時間配分をあらかじめ決めたうえで
面接に臨んだりするほど、
候補者のジャッジと自社の魅力付けとバランスは重要となっています。

面接のポイントについては、こちらの記事も参考にしてみてください。
■面接は見極めの場だけではない?入社意向を高めるには

面談と面接の違い

「面談」は選考要素がなく、お互いをよく知る場です。
まずは企業のことを紹介し、どんなことに興味を持ったのかを
応募者に質問していくスタイルが一般的です。
マッチしそうであれば、「この会社で働いてみたい」と思ってもらえるよう、
自社をプレゼンすることが大切です。

一方、「面接」は選考要素があります。
スキルや経験を見極める場面ではありますが、
面談同様「この会社で働きたい」と思ってもらう必要はあります。
会社のことを魅力的に語れる人、話を引き出すスキルをもつ面接官であることが必要です。

ネットで良くない評判が掲載されている

応募後、企業の評判や口コミを調べる応募者が多いです。
インターネット上で良くない評判を見かけてしまうと、
「選考に行くのはやめておこう」と辞退してしまいます。
インターネット上にどのような企業評判が書かれているのか、
企業側も随時リサーチしておくことが必要です。
そもそも悪評が書かれないような企業体制にしていくことが、本質的な防止策となるでしょう。 

緊急連絡先がわからなかった

特にドタキャンしてしまった求職者から多く上がる声としてよくあります。
代表番号に電話するのは気が重く、連絡しないままになってしまうことが多いようです。
事前に、緊急連絡先や採用チーム直通の番号を伝えておくのが防止策となるでしょう。

応募後に再考し、条件が合わなかった

応募して書類が通過したものの、再考した結果条件が合わなかった場合に辞退するケースです。
年収や仕事内容、勤務形態など理由は応募者によります。
もし応募者から辞退の連絡を受けた場合、
「今後の参考のため、差し支えなければ辞退理由をお伺いできますか。」
と聞いてみることで、市場感や自社の立ち位置を把握することができます。


辞退・ドタキャン防止策と引き止め方法

同じ条件の中でも、辞退やドタキャンの確率が非常に低い企業もあります。
そのような企業はどのような防止策や対策を練っているのでしょうか。
この章ではそれらの事例を紹介していきます。

面接日程は電話で決める

特に、書類選考後の初回面接日程を決める際、
日程メールを送っても返信がないケースがよくあります。
面接辞退が少ない企業は、書類合格者にはすぐに電話をし、
その場で日程を決めてしまうという防止策を取っています。
電話をするのは、昼休みや定時後が多い19:00以降が多いようです。
突然の電話でも、応募企業からの連絡とわかれば怪しまない応募者がほとんどです。
土日や夜遅い連絡は、「こんな時間にも出社しているんだ」と
ブラック企業のように思われてしまうので控えましょう。

面接前日にはリマインドメール

面接予定日の前日までに、リマインドメールを送ります。
また、「何かあったらここにご連絡ください」と緊急連絡先を必ず記載しておきます。
そうすることで、急な体調不良や業務で面接に来られなくなっても、
リスケジュールの連絡をしやすくなります。

メッセージはカジュアルな文面と短文

チャットツールの普及により、堅い文面よりもカジュアルで短文が好まれる傾向にあります。
「明日はお気をつけてお越しくださいね」「何かあればお気軽におっしゃってください!」
など語尾を少し工夫するだけで、
親しみやすい印象を与えることができるようになります。
堅苦しさを感じさせないことで、返信や連絡のハードルを下げることができます。

辞退の連絡が来てしまったら

日程オペレーションに気を配っても、辞退の連絡が来てしまうことはあります。
応募者が辞退するのは、「その企業で働くことができないのでは」という不安や懸念があるからです。

辞退連絡があったら、まずは辞退を考えた理由や不安の原因を聞き出してみましょう。
無理に聞き出すのではなく、相談役として応募者の味方であることを伝えることが有効です。

応募者が持つ不安を聞き出したら、似たような経験を持つ社員との面談を実施します。
その社員が企業でどのように対処してきたのかをざっくばらんに話す機会を作ることで、
働くイメージを持ってもらうことができるようになり、再考の機会を作ることができます。

まとめ

選考辞退・ドタキャンの理由や他の企業が実施している引き止めの方法を紹介しました。
せっかく選考に進んでくれた応募者を獲得するためにも、現状の採用フローと見比べてみてください。

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