失敗しない面接スケジュールの組み立て方

失敗しない面接スケジュールの組み立て方

面接のスケジュール調整は、人事業務の中で重要なポイントのひとつです。
社内調整と応募者調整との2点から、非常に気を遣うものですし、
失敗すると採用活動に影響しかねません。
この記事では、面接スケジュールを無駄なく効率的に運用するための組み方や、
失敗しないスケジュールの組み立て方について紹介します。


社内のスケジュール調整法

面接スケジュールを調整する前段階の準備として、
まず優先すべきは面接官や会議室などの社内での時間確保とスケジュール調整です。
応募者から希望日程が送られてきてから、
慌てて面接官にスケジュールを聞くのでは非効率です。
この章では、面接官のスケジュール管理をする方法を紹介します。

面接が入る可能性のある日を事前に抑えておく

中途採用面接の場合、日中に面接が入る可能性はあまり高くありません。
19時や20時など、定時後での実施の方が多いでしょう。

面接官のスケジュール管理のためにも、直前に面接依頼を面接官にするのではなく、
人事の方から面接が入りそうな候補日を先にブロックしておきます。
社内共用カレンダーやスケジュール表を用いると、抜け漏れがなくなります。
最短でも、2週間前には面接官の予定を抑えておきたいところです。


採用予定数、面接総定数に合わせて、適宜スケジュールを抑えておくのも良いでしょう。
前日までに面接予定が入らなければ、
そのスケジュールはリリースし、その旨を面接官に伝えると印象が良くなります。

会議室などの場所も事前に確保する

面接官の候補日と合わせて、会議室など個室も先に確保しておくことが必要です。
「面談」であれば、オープンスペースでの実施でも問題ないですが、面接は個室が基本です。
応募者のプライベートな情報を聞いたり、合否判定に関わる内容になるため、
面接官と応募者が静かに話せる場所を確保します。

場所の確保、調整も人事の腕の見せどころのひとつと言えるでしょう。
定時後でも会議などで利用する社員が多い企業は、
事前に採用活動への協力を呼びかけるなど社内周知も重要です。

応募者に対するスケジュール調整法

社内での事前準備を整えた上で臨みたいのが応募者対応です。
最近では、面接日程の調整メールに対しても返信がないケースもよくあります。
単に調整連絡をするだけでは面接までこじつけることはできません。
この章では対応募者に対するスケジュール調整法を紹介します。

面接候補日は企業から提示する

都合の良い時間を教えてください、というメールだけでは返信がこないことが多々あります。
理由としては、転職活動やメールチェックをスマホで行なっている応募者が多いためです。
●月●日(●) ●●:00〜●●:00、という記載をスマホから行うのは、実はかなり面倒です。

また、応募者によって優先度の低い企業だと日程を先送りにしがちなため、
先に話が進んでいる企業に対して優先的に調整を行い、結果として辞退に繋がってしまいます。

返信がない、他社に先に取られてしまうという事態を防ぐためには、
企業から先に候補日程を提示することが重要です。
「この中から都合の良い時間を選んでください」という形式だと、応募者も返信しやすいでしょう。
また、せっかく社内調整している機会を活かし、面接可能枠を提示すると効率が良くなります。

面接提示日程はできるだけ直近を出す

できるだけ早期に面接を組むことで、他社との人材獲得競争に勝つことができます。
具体的には、書類選考日〜初回面接までの間隔は2〜3営業日、
それ以降の面接も5営業日以内での実施を続けていくことが理想的です。

上記を参考に、選考ステータスに合わせてなるべく直近の面接候補日を提示すると良いでしょう。
転職活動を終えた求職者の7割が、最初に内定を出された企業に入社しています。
スピード感を持って進めることで、応募者の内定承諾まで進めることができます。

日程調整には電話を活用する

メールの返信を待つだけでは時間がもったいないですよね。
特に、返信率が下がりがちな初回面接の日程調整は、
メールと一緒に必ず電話をかけることが重要です。
昼休みや定時後の20:00までの時間であれば、応募者とも繋がりやすいでしょう。
営業職であれば外出が多いので、日中の電話でも繋がることがあります。

電話での日程調整の利点は、その場で日程調整ができることと、
応募者がメール返信する手間を省けることです。
口頭での日程調整ができたら、切電後に確定メールを送ると間違いがなく丁寧です。

応募者とのやり取りでは、
できる限り応募者側にお願いするタスクを減らすことがポイントになります。

まとめ

スケジュールを無駄なく効率的に組む方法について紹介しました。
社内に対しては事前準備を進めることでスムーズに、
応募者に対してはできる限り企業がイニシアチブを取って調整することで、
ドタキャンや採用競争に負けることを回避できます。ぜひ参考にしてみてください。

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