人事担当者に聞いた!応募者対応で困ったこと

人事担当者に聞いた!応募者対応で困ったこと

採用活動をしていると、多くの応募者の方と出会います。
時には、人事が手に負えないと感じてしまうような、対応に困る応募者もいることでしょう。
そのような時、どう対応するべきかを知っておくことが重要です。
この記事では、現場の人事が応募者対応で困ったこと、
その対策方法を紹介していきます。


選考結果に納得がいかない、と言われる

残念ながら見送りする結果となった応募者に対し、不合格メールをしたところ
「納得がいかない」と反論されるケースです。
「募集ポジションに対してスキルを満たしているはず」「正しく評価されていると思わない」
という応募者からの返信が届き、どう答えれば良いのか困ってしまったという事例が多くあります。
中には、やり取りが続くうちに、かなり激しい文章で批判を送ってくる事例もあるようです。

選考は、企業が公正な評価を行うことが前提ですが、上記のような反論をされてしまった場合は
どう対処すれば良いのでしょうか。対応策を紹介します。

反論されても選考結果は変えない

応募者から不満が上がったからと言って、選考結果を変えるのはNGです。
たとえ選考結果を変えたとしても、応募者は納得することはなく、より不信感を募らせてしまいます。
また、結果を変えたことに対して揚げ足を取ってくる可能性もあります。
ネットや口コミでの悪評にも繋がるリスクがあるため、一度決めた結果は覆さないことが原則です。

不合格理由は伝えない

「選考結果に納得いかないので、理由を教えて欲しい」「今後の転職活動のために不合格理由を知りたい」と言われても、理由を開示する必要はありません。
企業に開示義務はないため、「選考結果の内容についてはお答えできない」のみの回答でOKです。
それでもしつこく聞かれた場合は、「よりマッチする応募者がいたため」程度に留めましょう。

批判的なメッセージにも感情的にならない

前述の項目を伝えても、稀に企業批判や人物批判にまで発展するケースもあります。
どんなにしつこく、煽るような表現での連絡が来ても、絶対に喧嘩は買わないことが原則です。
人事は企業の顔のため、このタイミングでの対応が悪いと企業イメージを下げてしまいます。
毅然とした態度で、これ以上できることは何もないと伝え感情的な対応は一切しないようにしましょう。

ドタキャン、リスケジュールが続く

面接日程が確定しているのにも関わらず、ドタキャンやリスケジュールが続くケースもあります。
面接予定時間を過ぎても現れず、ドタキャンかと思いきやリスケジュールの依頼連絡が届いたり、
複数回に渡ってリスケジュールの依頼がくる、などの事例があります。

面接は、面接官のアサインや時間の確保など社内調整も必要なものですよね。
応募者都合で何度も振り回されて社内調整を続けるのは、人事としてもつらいものです。
このような応募者に出会ってしまった時はどのように対応していけば良いのでしょうか。
注意点と対処法を紹介します。

不合格と伝えることはできない

応募者は面接に来ていないため、選考は不合格と伝えることはできません。
ドタキャンやリスケジュールが続くという理由で不合格にすることはできないことに注意しましょう。

辞退を促す

前述の通り、不合格にすることはできないため、
応募者からの「選考辞退する」というメッセージを受け取る必要があります。
その場合は以下の内容のメールを送り、選考に進む意思を改めて問いましょう。

  • ぜひお会いしたいと思っているが、転職活動で忙しいかと思います。
  • 複数回リスケジュールが続いているので、落ち着いたタイミングで連絡をいただくのが良いのでは思っております。
  • ただ、採用ポジションが開いているのも時期が決まっているため、希望の面接時期を伺いたいです。
  • 選考ご辞退を希望される場合は、遠慮なくおっしゃってください。

応募者の親からの連絡がくる

人事の元に、応募者の親から連絡がくるというケースもあります。
「うちの子どもにぜひ選考を受けさせてくれないか」という依頼であったり、
選考結果が不合格だった場合に納得がいかないと反論してくるものです。
時には、面接の同席依頼などもあるようです。
このような場合は、どのように対応していけば良いのでしょうか。注意点と対処法を紹介します。

特別な選考ルートを用意する必要はない

親からの連絡があったからといって、特別対応をする必要はありません。
通常の応募者と同様の対処をしましょう。
「選考を受けさせてほしい」というのであれば、履歴書、職務経歴書を送ってもらうよう依頼します。
不合格に対しての不満であっても、選考結果を変えることなく、理由も開示する必要はありません。

応募者から直接連絡をするよう依頼する

親を介してのやりとりではなく、応募者に直接連絡をさせるように依頼します。
実際、その会社に入社するかもしれないのは応募者であり、本人の意志が最重要です。
また、企業ごとに応募を受け付けるための手順が定められています。
そのことを伝えた上で、正規のルートで選考に臨むよう促しましょう。

邪険に扱うと、ネガティヴな口コミが広がりかねないので、丁寧な対応が必要です。

まとめ

応募者対応で人事が困ったことの事例と対策を紹介しました。
応募者の前では、人事の対応=企業の対応となります。
企業の顔である存在として、トラブルが起きたときにも落ち着いて対応したいものです。
このようなトラブルは常に起こり得るリスクなので、事前にトラブルが起こった時のことを考える機会を作ることが大切です。ぜひ参考にしてみてください。

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